第一步：文件（委托书、声明书、民事起诉状、答辩状、意见书等）要经过当地公证员（notary public)公证你的签名和签名日期，所以，千万不要在家里把名字和日期签好。如果你文件上签字的日期和公证员公证的日期不一致的话，文件是不被领事接受的，但公证员和州务卿是不管这点。如果不注意，很容易是花了钱依然要重做。
有一点是需要重点提醒申请人的是，无论你的正式文件有多少页纸，领事要求文件每一页纸上必须有公证员的骑缝章或者钢印，目的是要确保文件没有被拆动或者偷龙转凤过。这点要求是很合理的。但这样的做法却是加州州务卿所不允许的。这点不知为何他们一直未能沟通好达成一致。所以，各位在做公证前，最好问清楚公证员能否给你每张公证的文件页上敲上钢印。如果对方不那么做，最好另外找一个愿意给你那么弄的公证员。文件基本在中国使用，所以，最好找会中文的公证员。旧金山唐人街有很多那些公证员。公证收费约$10. 不用担心州务卿不收你的中文文件，人家看的认的只是公证员的签名和章，不看你的文件内容。但文件内容领事是要看的，所以内容一定要保证真实、不矛盾、符合中国法律。如果你的文件只有一页纸，最好就请公证员在你签字的那张纸上直接盖章并写上公证词（公证员一定要写公证词的哟，单单盖章是不可以的）。
还有一点要注意的是，《出生证明》、《结婚证书》和《死亡证明》这些文件认证是要用原件来做的，应直接送州务卿认证，公证员是无权公证那原件的（因为发文件的部门是县政府，他们的上一级部门）。
第二步：如果公证员是北加州的，把文件送到州务卿办公室认证，只能送SACRAMENTO，旧金山的州务卿办公室因财政缩减而关闭了。你可以亲自送去（这样最好，当场就给你认完并让你取走），也可以邮寄过去，或者，如果你在唐人街公证文件，可以委托服务社帮你送过去，但要多花点钱了。（SACRAMENTO 离旧金山2小时车程）。州务卿认证文件后，会在你的公证过的文件上再钉上一张认证证书并盖有骑缝章（某些州是没有的）。
第三步：把州务卿认证好的文件复印好，每一页都要印，但切记千万不要拆动文件上任何一颗钉子。如果文件有重新装订过的痕迹，领事有权不接受你的文件的哟。还要填写一份《公、认证申请表》并签名。顺便要准备好申请人（往往是文件持有人、签名人）的有效护照以及有效居美的证件，如绿卡或者有效在美工作、学习签证等复印件。如果是公司文件，而文件上没有人签名，如BUSINESS LICENSE等文件，最好是公司法人代表来作为申请人，并提供相应的身份证明。如果法人不出面，而是律师出面，法人需要提供一份授权书，授权那个律师为代理人。
如果办理邮寄，记得同时附上MONEY ORDER 以及付清邮资的回邮信封。千万不要用私人支票或者公司支票，会造成文件被退回，浪费时间。费用应为【正常申请费用】X 【文件份数】 + 【$5 邮寄处理费】。经验结论：邮寄不用申请特急服务，那是浪费钱，再怎么特急也是按一般加急处理（受理后3天寄出）。
同样的，领馆有一条说明：“送我馆认证的文件，领事官员将进行审核。如发现任何问题，如程序不完整、格式不规范、含不妥内容、文件有涂改、拆换等，该文件的认证申请将不被受理。”， 所以我同样建议在步骤1之前，先把文件或声明给领事官员看一下。往往国内发来的文件也会有漏洞或者与事实相矛盾的地方。他们长期办这些有经验。不然，你要来回跑好多次， 重复1-3步骤，既浪费时间又浪费金钱。
