第一步:文件(委托书、声明书、民事起诉状、答辩状、意见书等)要经过当地公证员(notary public)公证你的签名和签名日期,所以,千万不要在家里把名字和日期签好。如果你文件上签字的日期和公证员公证的日期不一致的话,文件是不被领事接受的,但公证员和州务卿是不管这点。如果不注意,很容易是花了钱依然要重做。
有一点是需要重点提醒申请人的是,无论你的正式文件有多少页纸,领事要求文件每一页纸上必须有公证员的骑缝章或者钢印,目的是要确保文件没有被拆动或者偷龙转凤过。这点要求是很合理的。但这样的做法却是加州州务卿所不允许的。这点不知为何他们一直未能沟通好达成一致。所以,各位在做公证前,最好问清楚公证员能否给你每张公证的文件页上敲上钢印。如果对方不那么做,最好另外找一个愿意给你那么弄的公证员。文件基本在中国使用,所以,最好找会中文的公证员。旧金山唐人街有很多那些公证员。公证收费约$10. 不用担心州务卿不收你的中文文件,人家看的认的只是公证员的签名和章,不看你的文件内容。但文件内容领事是要看的,所以内容一定要保证真实、不矛盾、符合中国法律。如果你的文件只有一页纸,最好就请公证员在你签字的那张纸上直接盖章并写上公证词(公证员一定要写公证词的哟,单单盖章是不可以的)。
还有一点要注意的是,《出生证明》、《结婚证书》和《死亡证明》这些文件认证是要用原件来做的,应直接送州务卿认证,公证员是无权公证那原件的(因为发文件的部门是县政府,他们的上一级部门)。
第二步:如果公证员是北加州的,把文件送到州务卿办公室认证,只能送SACRAMENTO,旧金山的州务卿办公室因财政缩减而关闭了。你可以亲自送去(这样最好,当场就给你认完并让你取走),也可以邮寄过去,或者,如果你在唐人街公证文件,可以委托服务社帮你送过去,但要多花点钱了。(SACRAMENTO 离旧金山2小时车程)。州务卿认证文件后,会在你的公证过的文件上再钉上一张认证证书并盖有骑缝章(某些州是没有的)。
第三步:把州务卿认证好的文件复印好,每一页都要印,但切记千万不要拆动文件上任何一颗钉子。如果文件有重新装订过的痕迹,领事有权不接受你的文件的哟。还要填写一份《公、认证申请表》并签名。顺便要准备好申请人(往往是文件持有人、签名人)的有效护照以及有效居美的证件,如绿卡或者有效在美工作、学习签证等复印件。如果是公司文件,而文件上没有人签名,如BUSINESS LICENSE等文件,最好是公司法人代表来作为申请人,并提供相应的身份证明。如果法人不出面,而是律师出面,法人需要提供一份授权书,授权那个律师为代理人。
如果办理邮寄,记得同时附上MONEY ORDER 以及付清邮资的回邮信封。千万不要用私人支票或者公司支票,会造成文件被退回,浪费时间。费用应为【正常申请费用】X 【文件份数】 + 【$5 邮寄处理费】。经验结论:邮寄不用申请特急服务,那是浪费钱,再怎么特急也是按一般加急处理(受理后3天寄出)。
同样的,领馆有一条说明:“送我馆认证的文件,领事官员将进行审核。如发现任何问题,如程序不完整、格式不规范、含不妥内容、文件有涂改、拆换等,该文件的认证申请将不被受理。”, 所以我同样建议在步骤1之前,先把文件或声明给领事官员看一下。往往国内发来的文件也会有漏洞或者与事实相矛盾的地方。他们长期办这些有经验。不然,你要来回跑好多次, 重复1-3步骤,既浪费时间又浪费金钱。